Conheça as funções exercidas pelo Assistente Administrativo ao iniciar na área administrativa, o mercado de trabalho e a formação necessária para conseguir este cargo.
Assistente Administrativo
O que faz um assistente administrativo?
Você já reparou que, na maioria das vezes, seja nas notícias de vagas de emprego ou na lista do Posto de Atendimento ao Trabalhador, sempre tem uma ou mais vagas para a função de assistente administrativo?
Este é um trabalho muito requisitado pelas empresas em geral, porque este profissional auxilia em muitas das rotinas necessárias para um funcionamento pleno e ágil das estruturas de trabalho.
Onde o assistente administrativo trabalha?
O assistente administrativo presta suporte na área de gestão das empresas, com foco na administração financeira, nos processos operacionais e de logística.
É o profissional responsável pelo controle de receitas e despesas e pelo gerenciamento das tarefas de rotina essenciais ao funcionamento de qualquer organização, como emissão de documentos, atualização de cadastro e atendimento a fornecedores e clientes.
Por essa razão, durante as entrevistas de emprego, as empresas buscam alguém que saiba como são feitos os processos administrativos e que demonstrem a qualificação para o cargo.
Normalmente, a formação mínima exigida na maioria das empresas é o Ensino Médio completo. No entanto, saem na frente aqueles candidatos que já estão em busca de uma formação superior, como curso superior tecnológico (tecnólogo), quem sabe Inglês e tem bons conhecimentos de informática.
Que tal conhecer melhor a profissão de Assistente Administrativo, como iniciar na área administrativa, saber onde atuar e as diferentes funções exercidas por este profissional? Vamos explicar tudo isso nos tópicos a seguir!
Trio Essencial Para o Profissional da Área
Qual é a função de um assistente administrativo?
Vamos começar do básico para saber se essa é a sua área de interesse!
A função do assistente administrativo está diretamente ligada aos processos operacionais, burocráticos e comunicacionais de uma empresa.
O assistente administrativo tem papel fundamental no acompanhamento e controle das rotinas de trabalho das empresas e organizações.
Atua muitas vezes como secretário, auxiliando gestores e líderes na condução dos processos operacionais e na interface com demais setores da empresa, como o público externo.
Sua especialidade é a gestão administrativa.
Para deixar a definição desta função de trabalho em termos mais práticos, elencamos a seguir as principais atividades que um assistente administrativo precisa cumprir nas empresas que trabalha:
Principais atividades de um assistente administrativo
- Receber e enviar correspondências e documentos.
- Controlar contas a pagar e receitas.
- Emitir notas fiscais.
- Elaborar relatório financeiro.
- Acompanhar o trabalho de logística da empresa.
- Manter arquivos e cadastros de informações atualizados.
- Assessorar gerentes e líderes com questões práticas da rotina de trabalho, como preparar documentos, prestar informações ao público, responder e-mails.
Setores de um assistente administrativo
O cargo de auxiliar administrativo dá uma boa visão sobre as rotinas administrativas da empresa e pode ser a porta de entrada para uma carreira de sucesso em vários departamentos de uma companhia.
Se a empresa possuir um plano de carreiras, o assistente administrativo também pode subir de cargo e seguir linhas de atuação profissional específicas, dependendo, claro, do perfil e da estrutura da empresa para a qual trabalha.
E pode ser como iniciar na área administrativa
Confira alguns exemplos:
- Assistente de Compras
- Assistente Comercial
- Assistente de Logística
- Assistente de Departamento Pessoal (Recursos Humanos)
- Assistente de Atendimento
Diferenças entre auxiliar administrativo e assistente administrativo
Dentro da hierarquia de cargos, o assistente administrativo normalmente tem funções mais complexas que um auxiliar administrativo.
O assistente é visto como um “braço-direto” da chefia e cumpre as funções mais complexas.
Normalmente, para o cargo de assistente administrativo, as empresas exigem curso técnico ou superior em Administração.
Por precisar de mais qualificação, a remuneração é maior do que a de um auxiliar.
As funções normalmente delegadas ao auxiliar administrativo são de atendimento e recepção primária por telefone e e-mail, preenchimento de planilhas e documentos, organização de papéis, entre outros.
De quais habilidades um assistente administrativo precisa?
Para o exercício da profissão é importante que o Assistente Administrativo desenvolva as seguintes habilidades:
- Capacidade de Concentração
- Organização
- Autonomia
- Dinamismo
- Administração do Tempo
- Comunicação
Além disso, por lidar muitas vezes com documentos e informações sensíveis, é fundamental que esse profissional demonstre grande senso de responsabilidade e tenha postura ética.
Onde um assistente administrativo pode trabalhar?
O mercado de trabalho para assistentes administrativos é favorável em todos os setores da economia, pois estes profissionais são essenciais a qualquer negócio como redes de lojas, hospitais, escolas, indústrias, escritórios de contabilidade e assessorias.
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O Assistente Administrativo atua em:
- Empresas privadas do ramo comercial, industrial e de serviços.
- Empresas e instituições públicas.
- Organizações sem fins lucrativos.
- Instituições de ensino.
Qual é o salário de um assistente administrativo?
Em média, as empresas estão pagando pelo menos entre 300 a 500 reais a mais que o salário mínimo vigente para os assistentes administrativos.
Ou seja, para o ano de 2021, estes valores giram entre 1400 e 1600 reais.
Em alguns estados, as convenções coletivas dos trabalhadores estipulam um piso salarial para a função.
No Rio Grande do Sul, o salário inicial em empresas de telefonia deve ser de pelo menos R$1.795,62.
Já no Pará, o último acordo estabeleceu um piso de R$2.535,75.
No Paraná, é necessário pagar pelo menos R$1.517,00 aos funcionários desta área.
O valor do salário de um assistente administrativo também pode variar de acordo com o porte da empresa, assim como os benefícios incluídos, como vale-alimentação, planos de saúde, entre outros.
O que é preciso para ser um assistente administrativo?
A maioria das empresas que contrata assistentes administrativos exige que o candidato tenha pelo menos o Ensino Médio completo.
Mas, muitas delas dão preferência a candidatos que tenham cursado Ensino Profissionalizante ou o Ensino Superior.
Segundo a Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB), que regulamenta o sistema educacional no Brasil, os cursos profissionalizantes se dividem em três níveis: básico, técnico e tecnológico.
- Nível básico: Voltado a estudantes em geral, sem exigência de nível mínimo de instrução. Pode ser oferecido por qualquer instituição de ensino.
- Nível técnico: Voltado a estudantes que tenham concluído o Ensino Médio. Pode ser realizado por instituições de ensino autorizadas pelas secretarias estaduais de educação ou de ciência e tecnologia.
- Nível tecnológico: Voltado a estudantes que queiram cursar ensino superior tecnológico. Pode ser realizado por instituições de ensino autorizadas pelo Ministério da Educação (MEC).
Cursos Profissionalizantes
Há cursos profissionalizantes em diversas instituições no país e muitos deles são subsidiados pelo Governo, instituições privadas ou sem fins lucrativos.
Pode ser um ponta pé como iniciar na área administrativa.
O Governo criou em 2011, o Programa Nacional de Acesso ao Ensino Técnico e Emprego (Pronatec) para incentivar a qualificação profissional no país.
O Pronatec financia a realização de cursos gratuitos em instituições da Rede Federal, Estadual e Municipal de Educação Profissional, Científica e Tecnológica. Também participam do Programa instituições do Sistema S, como o SENAI, SENAT, SENAC e organizações privadas habilitadas pelo MEC.
Confira alguns exemplos de cursos profissionalizantes gratuitos para a carreira de Assistente Administrativo:
Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial (Senac): Curso de Auxiliar Administrativo – 210 horas
Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial (Senai): Curso de Assistente Administrativo Industrial – 800 horas
Projeto Pescar: Iniciação Profissional em Serviços Administrativos
Quem está no primeiro ano do Ensino Médio ou saindo do Ensino Fundamental também pode verificar se na sua cidade existem escolas técnicas (Etecs) que oferecem a formação conjunta do técnico com o ensino básico.
Faculdades para quem quer trabalhar na área administrativa
Se você está interessado na carreira de assistente administrativo, é interessante buscar uma formação de nível superior, fazendo, por exemplo, um curso de tecnólogo, que tem uma duração menor, de aproximadamente dois anos e meio.
São várias opções de curso de tecnólogo para quem quer seguir carreira nesta área e, posteriormente, alcançar cargos de maior responsabilidade e salário.
Gestão Financeira, Logística, Processos Gerenciais e Secretariado são alguns exemplos.
Uma outra opção que nunca sai de moda entre os vestibulandos é o tradicional curso de bacharel em Administração que você verá alguns mais abaixo.
Apesar de também serem encontrados em universidades públicas, é nas faculdades particulares que está a maior oferta de cursos superiores tecnológicos (cursos de tecnólogo).
Confira algumas das principais universidades privadas autorizadas pelo MEC a oferecer cursos tecnológicos e de bacharelado na área:
Centro Educacional Anhanguera (ANHANGUERA)
Cruzeiro do Sul Virtual (a distância)
Trio Essencial Para o Profissional da Área
Todas participam de programas como FIES e ProUni, além de terem suas próprias iniciativas de bolsas de estudos, descontos e financiamentos sem burocracia.
Bacharel em Administração
Ao escolher um curso superior, é sempre bom observar quais são os campos de atuação que o mercado oferece para a carreira.
É uma continuação de como iniciar na área administrativa.
Por esse motivo, as diversas áreas da Administração fazem desse curso um caminho cheio de oportunidades.
O curso de bacharelado em Administração proporciona uma formação ampla que prepara o profissional para atuar na gestão de negócios dos mais variados segmentos.
Desse modo, a profissão conta com um dos mercados de trabalho mais diversificados e promissores.
Se você está interessado nas possibilidades que essa carreira oferece,
Veja algumas delas:
- Auditoria
- Consultoria
- Gestão Financeira
- Gestão de Marketing
- Logística
- Planejamento Estratégico
- Recurso Humanos
- Comércio Exterior
- Controle de Produção
- Gestão da Informação
- Pesquisa e Inteligência de Mercado
- Vendas
- Carreira Acadêmica
- Gestão Ambiental
1 – Auditoria
Como auditor, o profissional tem uma grande responsabilidade: avaliar se os procedimentos da corporação estão sendo realizados adequadamente.
Desse modo, ele faz uma análise minuciosa de todos os setores, observando se esses procedimentos são feitos de acordo com as regras.
O auditor observa, ainda, se a organização está conseguindo atingir as metas estabelecidas.
Após a auditoria, o profissional tem condições de orientar a empresa em relação às leis e normas do setor, o que ajuda a evitar práticas ilícitas.
Além disso, a empresa consegue corrigir procedimentos falhos, passa a focar mais nos resultados e se torna mais eficiente.
2 – Consultoria
Não são poucas as empresas que abrem e fecham em um curto período de tempo, não é mesmo? As dificuldades que acompanham essa empreitada, que necessita de bastante planejamento e cautela, dão origem a mais uma das áreas da Administração.
Na consultoria, o profissional atua junto a empresas que estão iniciando ou expandindo suas atividades.
Com o objetivo de melhorar os resultados e aprimorar os processos internos, o consultor indica como os recursos materiais, financeiros e humanos devem ser utilizados.
Ele também aponta qual é a real viabilidade dos projetos da empresa e como eles devem ser implementados, de acordo com a situação financeira e com o público que a organização pretende atingir.
Assim, o consultor contribui para que não ocorram maus investimentos que podem colocar a empresa em risco e até causar a sua extinção no mercado.
3 – Gestão Financeira
Entre as áreas da Administração, a gestão financeira aparece como uma das mais tradicionais. Nesse ramo, o profissional é responsável por gerenciar a receita da empresa por meio de conhecimentos e técnicas especializadas.
Essencial aprender como iniciar na área administrativa.
O administrador deve controlar o uso dos recursos financeiros, de modo que sejam aplicados estrategicamente para garantir o bom funcionamento do negócio no que se refere aos custos, lucros e despesas.
O profissional elabora o orçamento da companhia, considerando todos os setores e realizando, também, o pagamento de salários, terceirizados, fornecedores e impostos.
Levando em conta as finanças da corporação, esse profissional pode participar dos processos de tomada de decisões que envolvem variáveis econômicas.
Com isso, a empresa evita movimentações financeiras que possam causar prejuízos ao negócio.
4 – Gestão de Marketing
Atuando na gestão de marketing, o administrador fica responsável pelo relacionamento entre a empresa e o seu público.
Nesse sentido, ele deve traçar e executar estratégias para fortalecer a marca e, consequentemente, atrair consumidores em potencial.
Com a evolução tecnológica, muitas empresas estão aderindo ao marketing digital.
Desse modo, o profissional lança mão da internet para criar uma aproximação com o público, fazendo uso, por exemplo, das redes sociais para apresentar os produtos de uma forma que beneficie a imagem da empresa.
5 – Logística
Essa é uma área voltada para a administração do fluxo produtivo da empresa, incluindo desde a aquisição da matéria-prima, passando pela sua transformação em um produto até a sua efetiva venda.
A logística compreende os processos internos relacionados à produção, estoque e transporte.
Dessa maneira, o profissional gerencia todo esse fluxo produtivo, procurando sempre otimizar os processos e obter o melhor custo-benefício, além de evitar desperdícios.
Tudo isso enquanto garante que os procedimentos obedeçam às normas de qualidade e segurança.
Atualmente, existem recursos tecnológicos que auxiliam no trabalho desse profissional.
É possível, por exemplo, utilizar softwares para fazer o controle do estoque e para monitorar o percurso que o produto faz até chegar ao consumidor final, o que ajuda a manter a qualidade do serviço e fidelizar o cliente.
6 – Planejamento Estratégico
Nessa área, o profissional trabalha com a definição de metas e com as estratégias traçadas para alcançá-las.
Como iniciar na área administrativa é importante saber na formação superior.
Para isso, ele precisa fazer uma análise do mercado, de modo a identificar elementos que influenciem o desempenho econômico e produtivo da organização.
É muito importante que as metas sejam mensuráveis, que as estratégias sejam viáveis e que todos os setores da empresa sejam considerados no planejamento.
Além disso, o administrador deve monitorar os resultados e, se necessário, revisar as metas, considerando o contexto mercadológico em que a empresa está inserida.
O planejamento estratégico é essencial para o crescimento da organização. Essa é uma área da Administração ainda recente, mas que já tem o seu valor reconhecido.
7 – Recursos Humanos
Essencial em qualquer empresa, como iniciar na área administrativa, o setor de recursos humanos é focado na gestão do capital humano de uma maneira que beneficie tanto os trabalhadores quanto a companhia.
Nesse ramo, o administrador deve realizar ações que busquem uma maior produtividade, mas sem prejudicar o bem-estar dos colaboradores.
Logo, as atividades do profissional incluem processos de recrutamento e seleção, admissão e treinamento de pessoal e a elaboração de planos de carreira.
O administrador é capacitado, também, a reformular a hierarquia da empresa para definir cargos, além de fortalecer a cultura organizacional.
Outra atribuição desse profissional é atuar na comunicação interna, pois o departamento de recursos humanos é uma espécie de ponte entre todos os setores da companhia.
Administrando bem o capital humano, a corporação consegue que todos os envolvidos compartilhem os mesmos valores e trabalhem pelo seu crescimento.
Além das áreas citadas, esse curso proporciona, ainda, outras possibilidades que podem ser exploradas pelo profissional. Portanto, fica evidente que o campo é bastante promissor e que vale a pena escolher essa carreira.
8 – Comércio Exterior
Uma das áreas da Administração que oferece um bom futuro profissional devido à globalização é ao comércio exterior, ou seja, uma função dirigida ao mercado externo.
Nesse campo, o administrador encontra espaço para trabalhar em empresas multinacionais ou em companhias que realizam transações comerciais com outros países.
É um cargo em que o profissional fica responsável pelas negociações com empresas estrangeiras, assumindo diferentes atribuições, como exportação, importação, análise do mercado externo, contato com fornecedores estrangeiros, entre outras.
O pré-requisito para atuar nesse segmento é ter domínio do inglês, espanhol ou outro idioma do interesse da empresa.
9 – Controle de Produção
Um segmento que também oferece boas perspectivas no mercado de trabalho para quem se forma em Administração é o de controle de produção, em que o profissional pode fazer carreira em indústrias, médias e grandes empresas.
Ele fica responsável pela qualidade dos processos, produtos e serviços da organização, uma ótima como iniciar na área administrativa.
Tem também o papel de gerenciar equipes para aumentar a produtividade e reduzir os custos.
Para se dar bem nessa área, é importante que o administrador tenha uma visão sistêmica, ou seja, conheça e esteja envolvido com todos os departamentos da companhia, e possua conhecimentos em sistemas de gestão para otimizar todos os processos.
10 – Gestão da Informação
Quem fica à vontade com a área de tecnologia pode buscar cursos de qualificação e direcionar seu plano de carreira para assumir a função de gestor da informação.
Hoje com a tecnologia é essencial quando iniciar na área administrativa.
Atualmente, empresas de todos os portes e setores estão adotando processos digitais e precisam de um profissional que gerencie a comunicação e também coordene as equipes da área de TI.
Com o alto volume de dados e constantes ameaças de invasão, é necessário que as organizações contem com um administrador voltado para esse segmento para que as atividades sejam realizadas de forma ágil e com segurança, principalmente em relação às informações sigilosas da empresa e dados dos clientes.
11 – Pesquisa e Inteligência de Mercado
É uma das áreas da Administração em que o profissional gerencia as atividades relacionadas ao que ocorre no mercado: ele faz a análise de dados das empresas concorrentes, dos consumidores, além de pesquisar tendências.
Atua, portanto, de maneira estratégica, pois sua função é fazer a empresa ganhar destaque no mercado. Assim, subsidia os departamentos de marketing, comunicação e comercial.
12 – Vendas
Aqui é para quem gosta de trabalhar com transações comerciais, gerenciando todos os processos comerciais de uma organização, como preço, prazos e formas de pagamento, pontos de venda, além de fazer a negociação com clientes e distribuidores.
Todo dia alguém está de alguma forma vendendo seu tempo, serviço direto ou indiretamente, pondo em prática quando iniciar na área administrativa.
Nessa área, o profissional acompanha o trabalho da concorrência, atua junto ao setor de marketing e pode ainda realizar o treinamento da equipe do departamento de vendas.
13 – Carreira Acadêmica
Um campo de trabalho na Administração para quem tem o perfil profissional voltado para ensinar e pesquisar na área é a carreira acadêmica.
Nesse caso, é recomendado que o profissional direcione seus estudos para o mestrado e também doutorado para conseguir as melhores oportunidades em universidades.
14 – Gestão Ambiental
A Administração é uma faculdade versátil, porque permite ainda atuar na área ambiental, e um campo em pleno crescimento devido às preocupações de empresas e governos com as questões voltadas à sustentabilidade.
Como gestor ambiental, ele pode atuar junto aos poderes público e privado, assim trabalhando com legislação ambiental ou na identificação de riscos que uma atividade pode causar ao meio ambiente.
Para as empresas, ter um profissional nessa área pode evitar processos e multas e ainda ajudar na obtenção de licenças ambientais.
Por fim, vale ressaltar a importância de selecionar uma instituição de ensino renomada, que proporcione condições ideais para que o aluno possa se preparar para esse mercado tão amplo.
Assim, não importa em qual das áreas da Administração você escolha atuar, sua formação o guiará até o sucesso nessa carreira.
Então espero que tenha gostado de como iniciar na área administrativa.
